Struktur und Ordnung mit Dokumentenmanagement

Sicher kennen Sie das Bild auch aus Ihrer Firma: Schreibtische quellen über mit Stapeln von Dokumenten, überall liegen Zettel herum und auf dem Schreibtisch ist kaum Platz genug für die Kaffeetasse.

Der Sachbearbeiter sucht genervt nach irgendwelchen Unterlagen inmitten des Chaos und kann sie nicht finden oder wird vom Chef abgekanzelt, weil ein dringender Vorgang nicht rechtzeitig fertig war oder gar vergessen wurde.

Durch gute Organisation vermeiden Sie derartige unangenehme Vorfälle und arbeiten effizienter. Dafür sollten Sie verschiedene Maßnahmen ergreifen.

Den Schreibtisch aufräumen

Ein aufgeräumter Schreibtisch ist der erste und nach außen hin sichtbare Schritt in Richtung einer guten Organisation. Sie beginnen, indem Sie den Schreibtisch vollkommen abräumen und alle Dokumente sortieren.

Schaffen Sie sich einen großen Papierkorb an. Das ist die wichtigste Grundlage eines aufgeräumten Schreibtischs. Beim Sortieren werden Sie schnell feststellen, dass sich bei vielen Papieren das Aufheben erledigt hat – also ab in den Papierkorb damit.

Für den Rest schaffen Sie sich ein Ablagesystem, beispielsweise Hängemappen, Ablagefächer oder Ablagekörbe.

Verwenden Sie zur Sortierung Mappen unterschiedlicher Farben oder Aufkleber. Halten Sie das Ablagesystem möglichst einfach und ordnen Sie die Unterlagen beispielsweise nach Abteilungen, Abgabetermin oder Aufgaben ein.

Halten Sie sich konsequent an das System, indem Sie eingehende Unterlagen entweder in die Ablage einordnen, weiterleiten oder entsorgen. Dadurch vermeiden Sie die Zettelwirtschaft oder Aktenstapel auf dem Schreibtisch.

Richten Sie für Notizen eine Magnet-Pinnwand ein. Anstatt dass die Zettel chaotisch herumfliegen, hängen Sie dort gut sichtbar auf Augenhöhe.

Sorgen Sie dafür, dass Sie sich bei der Arbeit wohlfühlen. Stellen Sie (mit Genehmigung des Chefs) eine kleine Grünpflanze, ein Foto Ihrer Familie oder eine kleine Figur auf den Schreibtisch.

Gehen Sie in regelmäßigen Abständen Ihren Schreibtisch und die Ablage durch und entfernen Sie alles, was nicht benötigt wird oder wofür Sie nicht zuständig sind.

Räumen Sie den Schreibtisch täglich vor Feierabend auf, besonders aber am Freitag und vor dem Urlaub. Bei Arbeitsbeginn erwartet Sie dadurch ein aufgeräumter Schreibtisch anstelle von Chaos. Das hebt die Stimmung und lässt die Arbeit flotter von der Hand gehen.

Effizienter arbeiten durch Ordnung auf dem Schreibtisch

Führen Sie eine To-Do-Liste. Tragen Sie dort alle Aufgaben ein, die es am heutigen Tag zu erledigen gibt. Ordnen Sie die Liste dabei nach der Wichtigkeit der Aufgaben.
Achten Sie darauf, sich nicht zu verzetteln und von einer kleinen Aufgabe zur nächsten zu springen.

Bündel Sie ähnliche Aufgaben und erledigen Sie diese gemeinsam. Das spart Zeit. Setzen Sie sich zum Beispiel feste Zeiten, in denen Sie E-Mails bearbeiten, Unterlagen kopieren oder Vorgänge bearbeiten. Für viele Arbeiten benötigen Sie Konzentration. Es dauert einige Zeit, bis Sie sich eingearbeitet haben. Unterbrechen Sie aus irgendeinem Grund die Arbeit, müssen Sie sich erneut einarbeiten. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.

Um wichtige Termine nicht zu verpassen, erstellen Sie sich Erinnerungen auf dem PC oder Ihrem Handy.

Erledigen Sie die unangenehmen Arbeiten zuerst. Wenn Sie fertig sind, werden Sie sich fühlen, als ob eine Last von Ihren Schultern gefallen wäre. Zudem sind Sie am Morgen noch frisch und ausgeruht. Sie können sich besser konzentrieren und die Arbeit fällt leichter.

Heben Sie sich nach Möglichkeit die leicht und schnell zu erledigenden Vorgänge bis nach der Mittagspause oder gegen Feierabend auf. Zu diesen Zeiten lässt erfahrungsgemäß die Konzentration nach und das Arbeiten fällt schwerer.

Ordnung auf dem Computer

Dasselbe Prinzip, das für den Schreibtisch gilt, müssen Sie auch für Ihren PC anwenden.

Als ersten Schritt deaktivieren Sie alle Benachrichtigungen für eingehende E-Mails. Dadurch werden Sie am konzentrierten Arbeiten gehindert. Beschäftigen Sie sich nur zu festgelegten Zeiten mit Ihrer E-Mail.

Reduzieren Sie die Menge der E-Mails, indem Sie nur Newsletter abonnieren, die Sie wirklich benötigen. Löschen Sie alle Mails sofort, die Sie nicht oder kaum betreffen. Anstatt einem Kollegen mit CC eine Kopie einer E-Mail zu senden, besuchen Sie ihn am Arbeitsplatz. Das verschafft Ihnen Bewegung und spart Zeit.

»Desktop« heißt Schreibtisch. Halten Sie den Desktop Ihres PCs so sauber und ordentlich wie Ihren Schreibtisch. Ein voller Desktop verlangsamt nicht nur den Computer, sondern bremst auch Sie selbst aus, weil Sie unter den vielen Icons erst nach dem Dokument suchen müssen. Das erhöht zudem Ihren Stresspegel.

Viel besser ist es, wenn Sie sich stattdessen eine digitale Dokumentenablage einrichten und die Unterlagen in die jeweiligen Ordner einsortieren. Verwenden Sie dabei dasselbe Ablagesystem wie auf Ihrem Schreibtisch. Geben Sie den Dokumenten eindeutige Bezeichnungen, damit Sie nicht lange nach ihnen suchen müssen. Anstatt gleich den ganzen Ordner auf dem Desktop zu lassen, erstellen Sie nur eine Verknüpfung.

Um Chaos zu vermeiden, ist es  allgemein ratsam, nur Verknüpfungen mit besonders wichtigen Dokumenten zu erstellen. Wenn die Aufgaben erledigt sind, löschen Sie die Verknüpfung wieder.

Ebenso wie den Schreibtisch räumen Sie am besten auch den PC kurz vor Feierabend, am Freitag und vor dem Urlaub auf.

Zusammenfassung

Eine gute Büroorganisation spart Zeit und Nerven. Es ist jedoch keine einmalige Aufräumaktion, sondern eine Arbeitsweise, die Sie sich zu eigen machen und an jedem Arbeitstag praktizieren müssen.

Das erfordert anfangs einige Überwindungen und Übung, schnell werden Sie jedoch feststellen, dass Ihnen die Arbeit besser von der Hand geht und Sie weniger gestresst sind.

Es ist nicht die Aufgabe des Chefs, Sie an Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz zu erinnern. Punkten Sie lieber mit einem gut durchdachten Dokumentenmanagement und schützen Sie sich selbst vor Stress durch Unordnung.

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