Struktur und Ordnung mit Dokumentenmanagement

Sicher ken­nen Sie das Bild auch aus Ihrer Fir­ma: Schreib­ti­sche quel­len über mit Sta­peln von Doku­men­ten, über­all lie­gen Zet­tel her­um und auf dem Schreib­tisch ist kaum Platz genug für die Kaffeetasse.

Der Sach­be­ar­bei­ter sucht genervt nach irgend­wel­chen Unter­la­gen inmit­ten des Cha­os und kann sie nicht fin­den oder wird vom Chef abge­kan­zelt, weil ein drin­gen­der Vor­gang nicht recht­zei­tig fer­tig war oder gar ver­ges­sen wurde.

Durch gute Orga­ni­sa­ti­on ver­mei­den Sie der­ar­ti­ge unan­ge­neh­me Vor­fäl­le und arbei­ten effi­zi­en­ter. Dafür soll­ten Sie ver­schie­de­ne Maß­nah­men ergreifen.

Den Schreibtisch aufräumen

Ein auf­ge­räum­ter Schreib­tisch ist der ers­te und nach außen hin sicht­ba­re Schritt in Rich­tung einer guten Orga­ni­sa­ti­on. Sie begin­nen, indem Sie den Schreib­tisch voll­kom­men abräu­men und alle Doku­men­te sortieren.

Schaf­fen Sie sich einen gro­ßen Papier­korb an. Das ist die wich­tigs­te Grund­la­ge eines auf­ge­räum­ten Schreib­tischs. Beim Sor­tie­ren wer­den Sie schnell fest­stel­len, dass sich bei vie­len Papie­ren das Auf­he­ben erle­digt hat – also ab in den Papier­korb damit.

Für den Rest schaf­fen Sie sich ein Abla­ge­sys­tem, bei­spiels­wei­se Hän­ge­map­pen, Abla­ge­fä­cher oder Ablagekörbe.

Ver­wen­den Sie zur Sor­tie­rung Map­pen unter­schied­li­cher Far­ben oder Auf­kle­ber. Hal­ten Sie das Abla­ge­sys­tem mög­lichst ein­fach und ord­nen Sie die Unter­la­gen bei­spiels­wei­se nach Abtei­lun­gen, Abga­be­ter­min oder Auf­ga­ben ein.

Hal­ten Sie sich kon­se­quent an das Sys­tem, indem Sie ein­ge­hen­de Unter­la­gen ent­we­der in die Abla­ge ein­ord­nen, wei­ter­lei­ten oder ent­sor­gen. Dadurch ver­mei­den Sie die Zet­tel­wirt­schaft oder Akten­sta­pel auf dem Schreibtisch.

Rich­ten Sie für Noti­zen eine Magnet-Pinn­wand ein. Anstatt dass die Zet­tel chao­tisch her­um­flie­gen, hän­gen Sie dort gut sicht­bar auf Augenhöhe.

Sor­gen Sie dafür, dass Sie sich bei der Arbeit wohl­füh­len. Stel­len Sie (mit Geneh­mi­gung des Chefs) eine klei­ne Grün­pflan­ze, ein Foto Ihrer Fami­lie oder eine klei­ne Figur auf den Schreibtisch.

Gehen Sie in regel­mä­ßi­gen Abstän­den Ihren Schreib­tisch und die Abla­ge durch und ent­fer­nen Sie alles, was nicht benö­tigt wird oder wofür Sie nicht zustän­dig sind.

Räu­men Sie den Schreib­tisch täg­lich vor Fei­er­abend auf, beson­ders aber am Frei­tag und vor dem Urlaub. Bei Arbeits­be­ginn erwar­tet Sie dadurch ein auf­ge­räum­ter Schreib­tisch anstel­le von Cha­os. Das hebt die Stim­mung und lässt die Arbeit flot­ter von der Hand gehen.

Effizienter arbeiten durch Ordnung auf dem Schreibtisch

Füh­ren Sie eine To-Do-Lis­te. Tra­gen Sie dort alle Auf­ga­ben ein, die es am heu­ti­gen Tag zu erle­di­gen gibt. Ord­nen Sie die Lis­te dabei nach der Wich­tig­keit der Aufgaben.
Ach­ten Sie dar­auf, sich nicht zu ver­zet­teln und von einer klei­nen Auf­ga­be zur nächs­ten zu springen.

Bün­del Sie ähn­li­che Auf­ga­ben und erle­di­gen Sie die­se gemein­sam. Das spart Zeit. Set­zen Sie sich zum Bei­spiel fes­te Zei­ten, in denen Sie E‑Mails bear­bei­ten, Unter­la­gen kopie­ren oder Vor­gän­ge bear­bei­ten. Für vie­le Arbei­ten benö­ti­gen Sie Kon­zen­tra­ti­on. Es dau­ert eini­ge Zeit, bis Sie sich ein­ge­ar­bei­tet haben. Unter­bre­chen Sie aus irgend­ei­nem Grund die Arbeit, müs­sen Sie sich erneut ein­ar­bei­ten. Das kos­tet nicht nur Zeit, son­dern auch Nerven.

Um wich­ti­ge Ter­mi­ne nicht zu ver­pas­sen, erstel­len Sie sich Erin­ne­run­gen auf dem PC oder Ihrem Handy.

Erle­di­gen Sie die unan­ge­neh­men Arbei­ten zuerst. Wenn Sie fer­tig sind, wer­den Sie sich füh­len, als ob eine Last von Ihren Schul­tern gefal­len wäre. Zudem sind Sie am Mor­gen noch frisch und aus­ge­ruht. Sie kön­nen sich bes­ser kon­zen­trie­ren und die Arbeit fällt leichter.

Heben Sie sich nach Mög­lich­keit die leicht und schnell zu erle­di­gen­den Vor­gän­ge bis nach der Mit­tags­pau­se oder gegen Fei­er­abend auf. Zu die­sen Zei­ten lässt erfah­rungs­ge­mäß die Kon­zen­tra­ti­on nach und das Arbei­ten fällt schwerer.

Ordnung auf dem Computer

Das­sel­be Prin­zip, das für den Schreib­tisch gilt, müs­sen Sie auch für Ihren PC anwenden.

Als ers­ten Schritt deak­ti­vie­ren Sie alle Benach­rich­ti­gun­gen für ein­ge­hen­de E‑Mails. Dadurch wer­den Sie am kon­zen­trier­ten Arbei­ten gehin­dert. Beschäf­ti­gen Sie sich nur zu fest­ge­leg­ten Zei­ten mit Ihrer E‑Mail.

Redu­zie­ren Sie die Men­ge der E‑Mails, indem Sie nur News­let­ter abon­nie­ren, die Sie wirk­lich benö­ti­gen. Löschen Sie alle Mails sofort, die Sie nicht oder kaum betref­fen. Anstatt einem Kol­le­gen mit CC eine Kopie einer E‑Mail zu sen­den, besu­chen Sie ihn am Arbeits­platz. Das ver­schafft Ihnen Bewe­gung und spart Zeit.

»Desk­top« heißt Schreib­tisch. Hal­ten Sie den Desk­top Ihres PCs so sau­ber und ordent­lich wie Ihren Schreib­tisch. Ein vol­ler Desk­top ver­lang­samt nicht nur den Com­pu­ter, son­dern bremst auch Sie selbst aus, weil Sie unter den vie­len Icons erst nach dem Doku­ment suchen müs­sen. Das erhöht zudem Ihren Stresspegel.

Viel bes­ser ist es, wenn Sie sich statt­des­sen eine digi­ta­le Doku­men­ten­ab­la­ge ein­rich­ten und die Unter­la­gen in die jewei­li­gen Ord­ner ein­sor­tie­ren. Ver­wen­den Sie dabei das­sel­be Abla­ge­sys­tem wie auf Ihrem Schreib­tisch. Geben Sie den Doku­men­ten ein­deu­ti­ge Bezeich­nun­gen, damit Sie nicht lan­ge nach ihnen suchen müs­sen. Anstatt gleich den gan­zen Ord­ner auf dem Desk­top zu las­sen, erstel­len Sie nur eine Verknüpfung.

Um Cha­os zu ver­mei­den, ist es  all­ge­mein rat­sam, nur Ver­knüp­fun­gen mit beson­ders wich­ti­gen Doku­men­ten zu erstel­len. Wenn die Auf­ga­ben erle­digt sind, löschen Sie die Ver­knüp­fung wieder.

Eben­so wie den Schreib­tisch räu­men Sie am bes­ten auch den PC kurz vor Fei­er­abend, am Frei­tag und vor dem Urlaub auf.

Zusammenfassung

Eine gute Büro­or­ga­ni­sa­ti­on spart Zeit und Ner­ven. Es ist jedoch kei­ne ein­ma­li­ge Auf­räum­ak­ti­on, son­dern eine Arbeits­wei­se, die Sie sich zu eigen machen und an jedem Arbeits­tag prak­ti­zie­ren müssen.

Das erfor­dert anfangs eini­ge Über­win­dun­gen und Übung, schnell wer­den Sie jedoch fest­stel­len, dass Ihnen die Arbeit bes­ser von der Hand geht und Sie weni­ger gestresst sind.

Es ist nicht die Auf­ga­be des Chefs, Sie an Ord­nung und Sau­ber­keit am Arbeits­platz zu erin­nern. Punk­ten Sie lie­ber mit einem gut durch­dach­ten Doku­men­ten­ma­nage­ment und schüt­zen Sie sich selbst vor Stress durch Unordnung.

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