Prioritäten setzen mit der Eisenhower-Matrix

Gehö­ren Sie auch zu den Per­so­nen, die auf Arbeit viel Ver­ant­wor­tung tra­gen? Dann haben Sie es sicher schon in Ihrer Pra­xis erlebt, dass von allen Sei­ten Auf­ga­ben auf Sie ein­stür­men. Sie müs­sen schein­bar unzäh­li­ge Ent­schei­dun­gen tref­fen, von denen jede angeb­lich wich­tig und unauf­schieb­bar ist.

Als ob das nicht genug wäre, wer­den Sie bei der Arbeit stän­dig durch Belang­lo­sig­kei­ten gestört. Zum Fei­er­abend füh­len Sie sich wie ein Hams­ter im Lauf­rad. Sie waren zwar den gan­zen Tag in Bewe­gung, sind aber nicht von der Stel­le gekommen.

Die Lösung des Pro­blems: Sie brau­chen ein Sys­tem zum Zeit­ma­nage­ment. Eines der best­be­währ­ten Sys­te­me ist die Eisen­ho­wer Matrix. In unse­rem Kar­rie­re­rat­ge­ber- Bei­trag stel­len wir Ihnen das Sys­tem detail­liert vor. An die­ser Stel­le wei­sen wir auf die von uns erstell­te Excel-Tabel­le hin, die Sie selbst nut­zen können.

Was ist die Eisenhower-Matrix?

Das Eisen­ho­wer-Prin­zip, wie es auch genannt wird, ist eine Metho­de zum Zeit­ma­nage­ment, die vom 34. US-Prä­si­den­ten Dwight D. Eisen­ho­wer ent­wi­ckelt wur­de. Metho­den für effek­ti­ves Auf­ga­ben­ma­nage­ment gibt es vie­le. Die Eisen­ho­wer-Matrix hat 2 ent­schei­den­de Vor­tei­le: Sie hat sich bewährt und sie funk­tio­niert (vor­aus­ge­setzt sie wird kon­se­quent angewendet).

Dass der Prä­si­dent des mäch­tigs­ten Staa­tes der Welt ein viel beschäf­tig­ter Mann ist, lässt sich nach­voll­zie­hen. In Eisen­ho­wers Amts­zeit von 1953 bis 1961 fie­len zum Bei­spiel das Ende des Korea­krie­ges, der Auf­bau des Inter­sta­te-High­way­sys­tems in den USA (ver­gleich­bar dem deut­schen Auto­bahn­netz) und der eska­lie­ren­de Kal­te Krieg. Die viel­fäl­ti­gen Auf­ga­ben bewäl­tig­te er durch das nach ihm benann­te Zeit­ma­nage­ment­sys­tem, das er selbst entwickelte.

Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix?

Das Sys­tem ist ein­fach aber geni­al. Sie ord­nen alle ein­ge­hen­den Auf­ga­ben nach Ihrer Prio­ri­tät in 4 Kate­go­rien ein.

Eisenhower Matrix
© aku­zo­ne | Ado­be Stock

Die Ein­stu­fung erfolgt dabei nach Wich­tig­keit und Dring­lich­keit der betref­fen­den Aufgabe.

Zur bes­se­ren Ver­sinn­bild­li­chung des Eisen­ho­wer-Prin­zips wird oft ein Qua­drat ver­wen­det, dass in 4 gleich­gro­ße Seg­men­te geteilt ist.

Jedes Seg­ment ist mit einem Buch­sta­ben von A bis D ver­se­hen. Sie schät­zen die Auf­ga­ben ein und ord­nen sie einer bestimm­ten Kate­go­rie zu.

Die vier Kategorien der Eisenhower-Matrix

A‑Aufgaben: Sofort erledigen

Das ist die höchs­te Kate­go­rie. Auf­ga­ben der Kate­go­rie A sind wich­tig und drin­gend. Das Pro­blem besteht dar­in, dass sehr vie­le Auf­ga­ben vor­ge­ben, wich­tig und drin­gend zu sein, obwohl das häu­fig nicht zutrifft. Wenn Sie nicht auf­pas­sen, ist Kate­go­rie A schnell über­füllt. Über­prü­fen Sie vor der Ein­sor­tie­rung, ob Sie die Auf­ga­be nicht dele­gie­ren kön­nen oder sie wirk­lich unver­züg­lich erle­digt wer­den muss.

Die bes­te Zeit zur Erle­di­gung von A‑Aufgaben ist bei Arbeits­be­ginn bzw. unverzüglich.

B‑Aufgaben: Terminieren

In die­se Kate­go­rie gehö­ren Auf­ga­ben, die zwar wich­tig, aber nicht eilig sind. Meis­tens haben B‑Aufgaben eine Dead­line, bis zu der sie erle­digt sein müs­sen. Vie­le machen den Feh­ler und schie­ben die Erle­di­gung von B‑Aufgaben bis zum letz­ten Moment hin­aus. Das kann erns­te Kon­se­quen­zen für Ihr Unter­neh­men haben. Am bes­ten ist es, wenn Sie jeden Tag eine bestimm­te B‑Aufgabe erledigen.

Legen Sie sich die Auf­ga­be als Ter­min “in Wie­der­vor­la­ge” oder rich­ten Sie einen Papier­sta­pel “Wich­ti­ges” an, um die­sen nach und nach abzuarbeiten.

C‑Aufgaben: Delegieren

Zur Kate­go­rie C gehö­ren Auf­ga­ben, die zwar drin­gend, aber nicht wich­tig sind. Oft han­delt es sich um rei­ne Rou­ti­ne­auf­ga­ben. Wenn C‑Aufgaben über­hand­neh­men, kön­nen sie gefähr­lich wer­den, weil sie Ihnen Zeit rau­ben, sich um Ihr eigent­li­ches Geschäft zu küm­mern. Am bes­ten küm­mern Sie sich um C‑Aufgaben, indem Sie sie delegieren.

Wenn Sie Frei­be­ruf­ler oder Selbst­stän­di­ger sind und kei­ne Mit­ar­bei­ter beschäf­tig­ten, nut­zen Sie die Hil­fe von vir­tu­el­len Assis­ten­ten. Das sind spe­zi­el­le Pro­gram­me, die Rou­ti­ne­auf­ga­ben über­neh­men, bei­spiels­wei­se das Buchen von Flü­gen, Erstel­len von Rech­nun­gen oder Anschrei­ben von Kunden.

D‑Aufgaben: Löschen, in Papierkorb werfen!

Zu die­ser Kate­go­rie gehö­ren alle Auf­ga­ben, die nicht wich­tig und nicht drin­gend sind. Mit ande­ren Wor­ten: D‑Aufgaben sind über­flüs­sig und lan­den im Papier­korb. Um zu ent­schei­den, ob eine Auf­ga­be zur Kate­go­rie D gehört, stel­len Sie sich ein­fach die Fra­ge: Was pas­siert, wenn ich die Auf­ga­be nicht erledige?

Lau­tet die Ant­wort dar­auf: “gar nichts”, han­delt es sich um eine D‑Aufgabe. Soll­ten Sie aus Ver­se­hen eine wich­ti­ge und/oder drin­gen­de Auf­ga­be in Kate­go­rie D ein­ord­nen und sie ein­fach abha­ken, bekom­men Sie mit gro­ßer Wahr­schein­lich­keit vom Absen­der eine Erin­ne­rung und einen neu­en Ter­min zur Erledigung.

Die Schwächen des Eisenhower-Prinzips

Der Schwach­punkt des Zeit­ma­nage­ments nach Eisen­ho­wer ist der Mensch. Bei der Anwen­dung bestehen 2 Pro­ble­me. Das ers­te ist die rich­ti­ge Zuord­nung der Auf­ga­ben. Beson­ders in der ers­ten Zeit wird es wahr­schein­lich pas­sie­ren, dass Sie zu vie­le Auf­ga­ben in die Kate­go­rie A ein­ord­nen, obwohl sie dort eigent­lich nicht hin­ge­hö­ren. Bei Auf­ga­ben der Kate­go­rie B ten­die­ren vie­le Men­schen dazu, ihre Erle­di­gung zu lan­ge hin­aus zu schieben.

Das zwei­te Pro­blem besteht dar­in, dass Sie die Eisen­ho­wer-Matrix kon­se­quent anwen­den müs­sen. Um die Eisen­ho­wer-Matrix rich­tig anzu­wen­den, benö­ti­gen Sie Übung und Selbst­dis­zi­plin. Jede Auf­ga­be muss in eine der Kate­go­rien ein­sor­tiert wer­den. Das muss zur Rou­ti­ne wer­den, wenn Sie Erfolg haben wollen.

Wie setzen Sie das Eisenhower-Prinzip in der Praxis um?

Aufgaben richtig priorisierenWie Sie das Zeit­ma­nage­ment­sys­tem in die Tat umset­zen, bleibt ganz Ihnen über­las­sen. Die prak­ti­sche Umset­zung rich­tet sich nach Ihren Gewohn­hei­ten und der Art Ihres Geschäfts­prin­zips. Arbei­ten Sie bei­spiels­wei­se noch viel mit Doku­men­ten auf Papier, bie­ten sich Abla­gen an, die Sie mit den ein­zel­nen Kate­go­rien kennzeichnen.

Wickeln Sie Ihr Geschäft über­wie­gend digi­tal ab, gibt es eine Rei­he von Anwen­dun­gen, die Sie auf Ihrem PC, Tablet oder Smart­pho­ne instal­lie­ren kön­nen und die Ihnen eine Ein­ord­nung in die 4 Kate­go­rien erlauben.

Fazit

Die Eisen­ho­wer-Matrix ist eine Metho­de zum Zeit­ma­nage­ment, die nach dem frü­he­ren US-Prä­si­den­ten genannt wur­de. Mit die­ser ord­nen Sie zu erle­di­gen­de Auf­ga­ben nach Wich­tig­keit und Dring­lich­keit in 4 Kate­go­rien ein.

Die Eisen­ho­wer-Matrix funk­tio­niert und hilft Ihnen dabei, Ihre Auf­ga­ben effi­zi­en­ter zu erle­di­gen. Vor­aus­set­zung dafür ist jedoch, dass Sie das Sys­tem kon­se­quent anwen­den und Selbst­dis­zi­plin üben.

Wir haben für Sie eine Excel-Tabel­le zum Down­load bereit­ge­stellt. Dru­cken Sie die­se aus und pro­bie­ren Sie das Sys­tem zum Auf­ga­ben­ma­nage­ment ein­mal aus. Sie wer­den über­rascht sein, wie sich die Sicht­wei­se auf vie­le Din­ge ändert.

Eisen­ho­wer-Matrix Tabel­len zum Down­loa­den (Micro­soft Office MAC und Windows:)

* Letz­te Aktua­li­sie­rung am 5.03.2021 / Affi­lia­te Links / Bil­der von der Ama­zon Pro­duct Adver­ti­sing API

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