Prioritäten setzen mit der Eisenhower-Matrix
Gehören Sie auch zu den Personen, die auf Arbeit viel Verantwortung tragen? Dann haben Sie es sicher schon in Ihrer Praxis erlebt, dass von allen Seiten Aufgaben auf Sie einstürmen. Sie müssen scheinbar unzählige Entscheidungen treffen, von denen jede angeblich wichtig und unaufschiebbar ist.
Als ob das nicht genug wäre, werden Sie bei der Arbeit ständig durch Belanglosigkeiten gestört. Zum Feierabend fühlen Sie sich wie ein Hamster im Laufrad. Sie waren zwar den ganzen Tag in Bewegung, sind aber nicht von der Stelle gekommen.
Die Lösung des Problems: Sie brauchen ein System zum Zeitmanagement. Eines der bestbewährten Systeme ist die Eisenhower Matrix. In unserem Karriereratgeber- Beitrag stellen wir Ihnen das System detailliert vor. An dieser Stelle weisen wir auf die von uns erstellte Excel-Tabelle hin, die Sie selbst nutzen können.
Was ist die Eisenhower-Matrix?
Das Eisenhower-Prinzip, wie es auch genannt wird, ist eine Methode zum Zeitmanagement, die vom 34. US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower entwickelt wurde. Methoden für effektives Aufgabenmanagement gibt es viele. Die Eisenhower-Matrix hat 2 entscheidende Vorteile: Sie hat sich bewährt und sie funktioniert (vorausgesetzt sie wird konsequent angewendet).
Dass der Präsident des mächtigsten Staates der Welt ein viel beschäftigter Mann ist, lässt sich nachvollziehen. In Eisenhowers Amtszeit von 1953 bis 1961 fielen zum Beispiel das Ende des Koreakrieges, der Aufbau des Interstate-Highwaysystems in den USA (vergleichbar dem deutschen Autobahnnetz) und der eskalierende Kalte Krieg. Die vielfältigen Aufgaben bewältigte er durch das nach ihm benannte Zeitmanagementsystem, das er selbst entwickelte.
Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix?
Das System ist einfach aber genial. Sie ordnen alle eingehenden Aufgaben nach Ihrer Priorität in 4 Kategorien ein.
Die Einstufung erfolgt dabei nach Wichtigkeit und Dringlichkeit der betreffenden Aufgabe.
Zur besseren Versinnbildlichung des Eisenhower-Prinzips wird oft ein Quadrat verwendet, dass in 4 gleichgroße Segmente geteilt ist.
Jedes Segment ist mit einem Buchstaben von A bis D versehen. Sie schätzen die Aufgaben ein und ordnen sie einer bestimmten Kategorie zu.
Die vier Kategorien der Eisenhower-Matrix
A‑Aufgaben: Sofort erledigen
Das ist die höchste Kategorie. Aufgaben der Kategorie A sind wichtig und dringend. Das Problem besteht darin, dass sehr viele Aufgaben vorgeben, wichtig und dringend zu sein, obwohl das häufig nicht zutrifft. Wenn Sie nicht aufpassen, ist Kategorie A schnell überfüllt. Überprüfen Sie vor der Einsortierung, ob Sie die Aufgabe nicht delegieren können oder sie wirklich unverzüglich erledigt werden muss.
Die beste Zeit zur Erledigung von A‑Aufgaben ist bei Arbeitsbeginn bzw. unverzüglich.
B‑Aufgaben: Terminieren
In diese Kategorie gehören Aufgaben, die zwar wichtig, aber nicht eilig sind. Meistens haben B‑Aufgaben eine Deadline, bis zu der sie erledigt sein müssen. Viele machen den Fehler und schieben die Erledigung von B‑Aufgaben bis zum letzten Moment hinaus. Das kann ernste Konsequenzen für Ihr Unternehmen haben. Am besten ist es, wenn Sie jeden Tag eine bestimmte B‑Aufgabe erledigen.
Legen Sie sich die Aufgabe als Termin “in Wiedervorlage” oder richten Sie einen Papierstapel “Wichtiges” an, um diesen nach und nach abzuarbeiten.
C‑Aufgaben: Delegieren
Zur Kategorie C gehören Aufgaben, die zwar dringend, aber nicht wichtig sind. Oft handelt es sich um reine Routineaufgaben. Wenn C‑Aufgaben überhandnehmen, können sie gefährlich werden, weil sie Ihnen Zeit rauben, sich um Ihr eigentliches Geschäft zu kümmern. Am besten kümmern Sie sich um C‑Aufgaben, indem Sie sie delegieren.
Wenn Sie Freiberufler oder Selbstständiger sind und keine Mitarbeiter beschäftigten, nutzen Sie die Hilfe von virtuellen Assistenten. Das sind spezielle Programme, die Routineaufgaben übernehmen, beispielsweise das Buchen von Flügen, Erstellen von Rechnungen oder Anschreiben von Kunden.
D‑Aufgaben: Löschen, in Papierkorb werfen!
Zu dieser Kategorie gehören alle Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind. Mit anderen Worten: D‑Aufgaben sind überflüssig und landen im Papierkorb. Um zu entscheiden, ob eine Aufgabe zur Kategorie D gehört, stellen Sie sich einfach die Frage: Was passiert, wenn ich die Aufgabe nicht erledige?
Lautet die Antwort darauf: “gar nichts”, handelt es sich um eine D‑Aufgabe. Sollten Sie aus Versehen eine wichtige und/oder dringende Aufgabe in Kategorie D einordnen und sie einfach abhaken, bekommen Sie mit großer Wahrscheinlichkeit vom Absender eine Erinnerung und einen neuen Termin zur Erledigung.
Die Schwächen des Eisenhower-Prinzips
Der Schwachpunkt des Zeitmanagements nach Eisenhower ist der Mensch. Bei der Anwendung bestehen 2 Probleme. Das erste ist die richtige Zuordnung der Aufgaben. Besonders in der ersten Zeit wird es wahrscheinlich passieren, dass Sie zu viele Aufgaben in die Kategorie A einordnen, obwohl sie dort eigentlich nicht hingehören. Bei Aufgaben der Kategorie B tendieren viele Menschen dazu, ihre Erledigung zu lange hinaus zu schieben.
Das zweite Problem besteht darin, dass Sie die Eisenhower-Matrix konsequent anwenden müssen. Um die Eisenhower-Matrix richtig anzuwenden, benötigen Sie Übung und Selbstdisziplin. Jede Aufgabe muss in eine der Kategorien einsortiert werden. Das muss zur Routine werden, wenn Sie Erfolg haben wollen.
Wie setzen Sie das Eisenhower-Prinzip in der Praxis um?
Wie Sie das Zeitmanagementsystem in die Tat umsetzen, bleibt ganz Ihnen überlassen. Die praktische Umsetzung richtet sich nach Ihren Gewohnheiten und der Art Ihres Geschäftsprinzips. Arbeiten Sie beispielsweise noch viel mit Dokumenten auf Papier, bieten sich Ablagen an, die Sie mit den einzelnen Kategorien kennzeichnen.
Wickeln Sie Ihr Geschäft überwiegend digital ab, gibt es eine Reihe von Anwendungen, die Sie auf Ihrem PC, Tablet oder Smartphone installieren können und die Ihnen eine Einordnung in die 4 Kategorien erlauben.
Fazit
Die Eisenhower-Matrix ist eine Methode zum Zeitmanagement, die nach dem früheren US-Präsidenten genannt wurde. Mit dieser ordnen Sie zu erledigende Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in 4 Kategorien ein.
Die Eisenhower-Matrix funktioniert und hilft Ihnen dabei, Ihre Aufgaben effizienter zu erledigen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Sie das System konsequent anwenden und Selbstdisziplin üben.
Wir haben für Sie eine Excel-Tabelle zum Download bereitgestellt. Drucken Sie diese aus und probieren Sie das System zum Aufgabenmanagement einmal aus. Sie werden überrascht sein, wie sich die Sichtweise auf viele Dinge ändert.
- Productivity Tools, Productive Skyline (Autor)
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