Wie kann PC-Arbeit im Homeoffice technisch realisiert werden?
In der Coronavirus Situation gab es im Februar 2020 einen regelrechten Boom für das Homeoffice- Arbeitsplatzmodell. Nie zuvor arbeiteten mehr Menschen von zu Hause aus.
Grundsätzlich kann Telearbeit sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer gewinnbringend sein. Sie wird mit Sicherheit in Zukunft weiter wachsen. So vorteilhaft Arbeiten im Homeoffice auch sein mag – wenn es um den Datenschutz geht, herrschen oft besorgniserregende Zustände.
In diesem Ratgeber möchten wir Ihnen Lösungsansätze geben, wie Sie die PC-Arbeit im Homeoffice technisch realisieren können. Wir geben Ihnen auch Denkanstöße, welche Dinge rechtlich bedacht werden müssen.
Die schlimmsten Fehler bei der Arbeit im Homeoffice
Die meisten Mitarbeiter sind loyal zu ihrer Firma und bieten in Krisenzeiten ihre Unterstützung an. Aber auch viele Arbeitgeber kommen Ihren Mitarbeitern bei Krankheit oder Elternzeit mit einem Telearbeitsplatz-Angebot entgegen.
Aus Unkenntnis machen Arbeitgeber und Arbeitnehmer dabei aber häufig Fehler und begehen grobe Verstöße gegen den Datenschutz (DSGVO). Zu den häufigsten Fehlern gehören:
- Geschäftliche Kommunikation über WhatsApp oder Facebook
- PCs, Laptops oder Tablets werden sowohl privat als auch geschäftlich
benutzt - Private Speichermedien (USB ‑Sticks, Speicherkarten) werden an Rechner in
der Firma angeschlossen, um darauf Daten zu laden. - Geschäftliche Nachrichten werden von privaten E‑Mail-Konten versandt.
- Private Nachrichten werden von geschäftlichen Emailkonten versandt.
Durch solche Vorgänge kann das gesamte Intranet der Firma mit Malware infiziert werden und Hackern werden Einfallstore geöffnet. Das Schlimmste an der Angelegenheit: In der Regel haftet der Arbeitgeber bei Verstößen gegen die DSGVO. Unter Umständen kann es Bußgelder in Millionenhöhe geben.
In jedem Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, müssen die Regeln des Datenschutzes eingehalten werden. Personenbezogene Daten sind beispielsweise Kontaktdaten von Kunden, Geschäftspartnern oder Zulieferern.
Welche physischen Maßnahmen müssen getroffen werden?
Im Idealfall sollte das Homeoffice aus einem separaten, verschließbaren Arbeitszimmer bestehen, zu dem nur der Arbeitnehmer einen Schlüssel hat. Alternativ muss der Computer in einem abschließbaren Schrank aufbewahrt werden, wenn er nicht benutzt wird. Dasselbe gilt für Datenträger oder Papierdokumente.
Der Computer darf nur für geschäftliche Zwecke benutzt werden. Er muss mit einem starken Passwort gesichert sein, das regelmäßig gewechselt wird. Der Computer darf nie unbeaufsichtigt gelassen werden.
Falls Computer, Datenträger oder Papierdokumente zwischen der Firma und dem Wohnsitz hin und her transportiert werden, muss der Transport in verschließbaren Behältern erfolgen.
Softwarelösungen für die Arbeit im Homeoffice
Auch hier geht es vor allem um den Datenschutz. Das Unternehmen muss alle Vorkehrungen treffen, damit interne Daten nicht Unbefugten in die Hände fallen. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten.
VPN
Die Abkürzung VPN bedeutet »virtuelles privates Netzwerk«. Mit VPN surfen Sie sicher, da die von Ihnen besuchten Webseiten Ihre IP-Adresse nicht erfahren. Zudem werden die Daten verschlüsselt übertragen. In der IT Branche spricht man auch von einem VPN-Tunnel.
Wenn das VPN Programm (VPN Client) auf Ihrem Rechner installiert und aktiviert ist, werden Sie nicht direkt mit der Webseite verbunden, die Sie aufsuchen wollen, sondern mit dem VPN-Server. Der gibt die Anforderung an den Host-Server der Webseite weiter. Die Verbindung ist vor Außenstehenden geschützt wie in einem Tunnel.
Für die Arbeit in Homeoffices wird für VPN-Verbindungen am häufigsten das Programm “Remote Desktop” von Microsoft benutzt. Damit können Sie daheim so arbeiten, als würden Sie den Computer im Büro benutzen. Remote Desktop unterstützt sogar mehrere Bildschirme.
Eigenständige Fernsteuerungssoftware
Mit diesem Begriff werden verschiedene Programme bezeichnet, die von außen Zugriff auf den Computer im Büro gewähren. Diese Lösung ist nicht ganz so gut wie ein VPN-Tunnel, da sie etwas weniger sicher ist. Die beliebtesten Programme in dieser Kategorie sind:
- Teamviewer Privat
- Teamviewer Business
- Anydesk
Voraussetzung für den Zugriff auf den PC in der Firma ist natürlich, dass dieser eingeschaltet ist.
Bei dem Einsatz von Fernwartungssoftware sei angemerkt, dass es sich bei Fernwartungssoftware ursprünglich um Programme für System- und Netzwerkadministratoren handelt. Es werden sehr viele Schutzmaßnahmen, wie Firewalls und Filtersysteme umgangen, was ein Sicherheitsrisiko darstellt.
Arbeiten in der Cloud
Wenn “in der Cloud” gearbeitet wird, werden Daten nicht auf einem physischen Speichermedium wie beispielsweise der Festplatte oder einer Speicherkarte aufbewahrt, sondern im Internet.
In der IT Branche heißt das Cloud Computing. Jeder, der Zugang zur Cloud hat, erlangt damit Zugriff auf die dort gespeicherten Daten. Er kann dort Dateien nach Belieben hoch- oder herunterladen. Dadurch können selbst große Dateien schnell verschickt werden. Bei ausländischen Anbietern kann allerdings Probleme mit der Datensicherheit geben.
Bekannte Cloud Computing Anwendungen sind:
Rechtlich-organisatorische Aspekte
Grundsätzlich dürfen Sie nur im Homeoffice arbeiten, wenn der Chef damit einverstanden ist. Verlassen Sie sich nicht auf eine mündliche Zusage, sondern bestehen Sie auf einen schriftlichen Vertrag, in dem Ihre Rechte und Pflichten festgelegt sind.
Ihr Chef muss das Recht haben, Zugang zu Ihrem Homeoffice zu bekommen um zu kontrollieren, ob Sie die Bestimmungen der DSVGO einhalten. Handeln Sie nie eigenmächtig, sondern sprechen alles mit dem Chef ab. Das betrifft insbesondere die Installation von Programmen, die Sie zum Datenaustausch mit dem Rechner der Firma benötigen. Einigen Sie sich auch über Fragen wie das Senden und Empfangen von geschäftlichen E‑Mails.
Am besten fahren Sie, wenn Sie die Einrichtung der Rechner für das Homeoffice dem IT-Fachmann oder Datenschutzbeauftragten Ihrer Firma überlassen. Falls es keine solchen Spezialisten geben sollte, muss sich der Firmeninhaber in Person darum kümmern.
Falls Ihre Firma Ihnen keinen Rechner zur Verfügung stellen kann, können Sie sich auch ein Gerät zunächst selbst kaufen und sich das Geld erstatten lassen.
Fazit: Mit wenig Aufwand ist Arbeiten zu Hause wie im Büro möglich
Arbeit im Homeoffice hat viele Vorzüge und wird daher in Zukunft immer mehr an Bedeutung gewinnen. Rein technisch gesehen, ist es schon mit sehr einfachen Mitteln möglich, zu Hause so zu arbeiten, als seien Sie im Büro.
Aus rechtlicher Sicht muss jedoch dem Datenschutz große Aufmerksamkeit gewidmet werden. Auch im Homeoffice gelten die Bestimmungen der DSGVO.
Für ihre Umsetzung müssen Sie verschiedene technische, organisatorische und IT Maßnahmen ergreifen. Sie dürfen nur mit Zustimmung des Chefs im Homeoffice arbeiten.
