Wann lohnt sich ein Firmenwagen?
Ein Dienstwagen ist ein Fahrzeug, das dem Arbeitgeber gehört, von diesem aber zur Nutzung dem Arbeitnehmer überlassen wird.
So lange das Fahrzeug nur für den dienstlichen Gebrauch benutzt werden darf, hat das keine Auswirkung auf die Höhe der Einkommensteuer des Arbeitnehmers. Das ändert sich, sobald der Firmenwagen auch privat genutzt werden darf.
Das stellt im Steuerrecht einen geldwerten Vorteil dar, der versteuert werden muss. Die gleiche Regelung gilt auch für Selbstständige, die einen Firmenwagen über Ihre Unternehmung nutzen.
Wie werden privat genutzte Firmenwagen versteuert?
Bei der Versteuerung können Sie grundsätzlich eine der beiden Optionen wählen:
- Ein Prozent Regel
- Fahrtenbuch führen
Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. In der Praxis entscheiden sich die meisten Nutzer von Dienstwagen für die 1% Regel. Wenn Sie sich für eine Option entschieden haben, sind Sie nicht für immer daran gebunden. Sie können jeweils zu Jahresbeginn in die die andere Variante wechseln, wenn die diese besser für Sie ist.
Auch wenn Sie ein neues Fahrzeug erhalten, bietet das Finanzamt Ihnen die Möglichkeit zum Wechsel der Besteuerung. Hierbei müssen Sie jedoch aktiv auf Ihr Finanzamt zugehen und den Wechselwillen anzeigen. Im folgenden Textabschnitt haben wir Ihnen ausführlicher beschrieben, was es mit den beiden Optionen auf sich hat.
Was ist die Ein-Prozent-Regel?
Die gesetzliche Grundlage dieser Option bildet § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. EStG (Einkommensteuergesetz). In diesem Abschnitt geht es um die Versteuerung geldwerter Vorteile. Wenn Sie das von Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Fahrzeug auch privat nutzen dürfen, wird jeder Kalendermonat mit 1 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises bei der Einkommenssteuer in Rechnung gestellt.
Ein theoretisches Beispiel wird Ihnen die Berechnung verdeutlichen:
Angenommen der Listenpreis (sprich Neuwert) des Autos beträgt 45.000 EUR. Dann wird Ihrem Brutto-Einkommen (Lohn/Gehalt) jeden Monat ein geldwerter Vorteil in Höhe von 450 EUR dazu gerechnet.
Auf diese 450 EUR müssen Sie Lohnsteuer bezahlen, Beiträge zur Sozialversicherung bezahlen sowie eventuell noch den Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Im Prinzip handelt es sich bei der Ein-Prozent-Regelung um einen pauschalierten Ansatz um Ihre zu zahlende Steuer zu berechnen.
Was müssen Sie bei der Ein-Prozent-Regelung beachten?
Die Regelung greift nur, wenn Sie den Wagen auch tatsächlich fahren können. Sind Sie dazu aus gesundheitlichen Gründen oder wegen vorübergehenden Entzugs des Führerscheins nicht in der Lage, brauchen Sie für diesen Zeitraum den geldwerten Vorteil nicht zu versteuern.
Auch hier gilt, dass Sie diesen Umstand aktiv Ihrem Arbeitgeber und dem Finanzamt mitteilen müssen. Wichtig ist dabei, dass das Fahrzeug in diesem Zeitraum auch nicht von einem Ihrer Familienmitglieder oder Bekannten gefahren wird. Zusätzlich ist hierbei eine enge Abstimmung mit Ihrem Arbeitgeber notwendig. Oftmals enthalten firmeninterne Dienstwagenregelungen oder Car-Policen Klauseln, in denen auf solche Umstände eingegangen wird.
Sollten Sie zum Beispiel auf Grund einer gesundheitlichen Einschränkung oder eines Sabbaticals Ihr Fahrzeug nicht nutzen, kann Ihr Arbeitgeber für den Zeitraum auch seinen Ihnen zur Verfügung gestellte Betriebsmittel zurückfordern. Gleiches gilt in der Regel auch für die Elternzeit oder den Zeitraum des Mutterschutzes.
Als Listenpreis gilt die Preisempfehlung des Herstellers zum Zeitpunkt der Erstzulassung. Dazu kommen noch Kosten für Sonderausstattung und die Umsatzsteuer.
Der Listenpreis gilt auch für gebrauchte, geleaste oder gemietete Fahrzeuge. Achtung bei der Nutzung von gebrauchten Fahrzeugen. Hier gilt der Brutto-Listenpreis zum Zeitpunkt der Neuzulassung.
Dies führt dazu, dass ein guter gebrauchte zwar günstiger in der Anschaffung ist, den Arbeitnehmer oder Selbstständigen bei der Versteuerung jedoch monatlich mit gleichhohen Abgaben wie vergleichbare Neuwagen belasten.
Mit der reinen 1%igen Versteuerung des Brutto-Listenpreisen als geldwerten Vorteil ist es leider in den meisten Fällen nicht getan. Ein Großteil der Dienstwagennutzer muss zusätzlich hierzu noch den Arbeitsweg bis zur ersten Tätigkeitsstätte versteuern. Hierbei gilt ein prozentualer Ansatz von 0,03% vom Listenpreis je Entfernungskilometer von der Wohnadresse zur ersten Tätigkeitsstätte.
Wenn wir unser obiges Beispiel nun um einen Ansatz von 25 KM Arbeitsweg ergänzen ergibt sich folgende Berechnung. Die Entfernung wird immer auf einen Kilometer genau gerundet.
Bruttolistenpreis = 45.000,00 € (45.000€ x 0,01)
Geldwerter Vorteil = 450,00 €
Arbeitsweg = 25 KM (45.000€ x 0,0003)
Geldwerter Vorteil = 337,50 €
Geldwerter Vorteil Gesamt = 787,50 €
Wie Sie anhand vorangehender Rechnung ersehen können, kann ein privat genutzter Dienstwagen auch zu einer unangenehmen Kostenfalle werden, die sich bei weiteren Entfernungen vom Wohnort zur Tätigkeitsstätte oder bei einer sehr geringen privaten Nutzung gut überlegt sein sollte.
Für Arbeitnehmer oder Selbstständige mit einem Home-Office Büro, welches so auch beim Finanzamt gemeldet ist entfällt der zusätzliche Ansatz von 0,03% je Entfernungskilometer. Jedoch kann in diesem Fall auch bei der Steuererklärung keine Kostenerstattung für den Arbeitsweg eingetragen werden.
Gleiches gilt bei Dienstwagennutzern die einen bestätigten Nachweis darüber erbringen können, dass Sie über zweidrittel Ihrer Arbeitszeit nicht an Ihrer ersten Tätigkeitsstätte, tätig sind. In Abstimmung mit Ihrem Arbeitgeber, dem Steuerberater und schlussendlich mit dem Finanzamt kann dann auf die Versteuerung des Arbeitsweges verzichtet werden.
Wie funktioniert das bei einem Fahrtenbuch?
Wenn Sie ein Fahrtenbuch führen, hat das den Vorteil, dass Sie keine pauschalierte Steuer bezahlen, sondern nur den tatsächlich privat gefahrenen Anteil.
Als privat betrachtet werden hierbei alle gefahrenen Kilometer die keinem dienstlichen Zweck zugeordnet werden können, somit auch wie bei einem privat genutzten Fahrzeug der berufliche Arbeitsweg zur ersten Tätigkeitsstätte. Diesen können Sie dann über Ihre Steuererklärung als Werbungskosten absetzen.
Grundlage für die Berechnung des geldwerten Vorteils sind die Zahl der privat mit dem Dienstwagen zurückgelegten Kilometer. Um das berechnen zu können, muss das Fahrtenbuch bestimmte Mindestangaben enthalten:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder beruflich oder dienstlich zurückgelegten Fahrt.
- Das genaue Reiseziel. Eine Adresse muss eingetragen werden. Der einfache Orts- oder Straßennamen reicht nicht aus.
- Der Zweck der Reise und die Namen der aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner.
- Falls Umwege gefahren werden, müssen Zeit, Wegstrecke und Begründung dokumentiert werden.
Das Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Das Finanzamt akzeptiert auch elektronische Fahrtenbücher. Vor der Verwendung sollte die Akzeptanz des ausgewählten Systems jedoch geprüft werden. Bei diesen Systemen werden die Kilometerstände, Adressen von Start und Ziel sowie die benötigte Zeit automatisch aufgezeichnet. Das erleichtert die Buchführung zumindest etwas.
Welche Option ist die bessere? 1 % Regel oder Fahrtenbuch?
Die meisten Arbeitnehmer, denen Ihr Arbeitgeber einen Dienstwagen zur Verfügung stellt, entscheiden sich für die Ein-Prozent-Regelung. Die Gründe dafür liegen auf der Hand. Die Berechnung der zu zahlenden Steuern ist wesentlich einfacher.
In der Regel profitieren Sie bei der Ein-Prozent-Regelung, wenn es sich bei Ihrem Dienstfahrzeug um einen Neuwagen handelt und Sie ihn häufig für private Fahrten benutzen. Ein vergleichbares privates Fahrzeug ist in den meisten Fällen unter Einbeziehung aller Betriebskosten für den Arbeitnehmer kostenintensiver. Selbstständige sollten hier vorab mit Ihrem Steuerberater Rücksprache halten, welche ob ein privates Fahrzeug schlechter gestellt ist.
Im Gegensatz dazu verursacht das Führen eines Fahrtenbuchs einen relativ großen Aufwand. Alle Eintragungen müssen zeitnah erfolgen. Elektronische Fahrtenbücher erleichtern die Arbeit zwar, können aber nicht alles automatisch erledigen.
Andererseits ist durch die penible Buchführung eine exakte Kalkulation der Aufwendungen möglich.
Ein Fahrtenbuch ist besser als die Ein-Prozent-Regelung, wenn Sie den Dienstwagen nur selten privat nutzen, es regelmäßig von mehreren Arbeitnehmern genutzt wird oder Ihr beruflicher Alltag es zulässt in der Regel auf andere Verkehrsmittel zurückzugreifen. Gerade in den Sommermonaten nutzen viele Arbeitnehmer häufiger das eigene Fahrrad, sodass das Kosten-Nutzen Verhältnis gegenüber eine pauschalen Versteuerung bei der Fahrtenbuchmethode deutlich günstiger sein kann.
Kann die Steuerlast auch verringert werden?
Sie können die Steuern, die für den geldwerten Vorteil, wie zum Beispiel die private Nutzung eines Firmenwagens, verringern, indem Sie den Wert des geldwerten Vorteils verringern.
Das ist möglich, indem Sie beispielsweise an den Kosten für Treib- und Schmiermittel beteiligen oder notwendige Wartungen und Reparaturen zu seinen Lasten gehen. Durch einen belegbaren Nachweis der aufgelaufenen Kosten, kann sich der Wert des geldwerten Vorteiles deutlich reduzieren lassen.
Hierbei liegt jedoch ein deutlich höheres Risiko beim Dienstwagennutzer, da die vorab vereinbarten Beteiligungen an den Betriebs- und Instandsetzungskosten höher ausfallen können und der im nachhinein geführte Nachweis zu Steuerreduzierung aufwendig dokumentiert, belegt und schlussendlich vom Finanzamt bestätigt werden muss.
Zusammenfassung
Wenn Ihre Firma Ihnen gestattet, den Dienstwagen auch privat zu nutzen, stellt das einen geldwerten Vorteil dar.
Das läuft in der Praxis auf eine Erhöhung Ihres Einkommens hinaus. Deswegen müssen Sie den geldwerten Vorteil versteuern. Für die meisten Arbeitnehmer ist die pauschale Steuer der Ein-Prozent-Regelung der bessere Weg.
Wenn Sie den Dienstwagen jedoch nur wenig privat nutzen, eignet sich ein Fahrtenbuch, weil Sie nur die tatsächlich anfallenden Aufwendungen versteuern müssen. Allerdings erfordert das Führen eines Fahrtenbuchs einen relativ hohen Aufwand.
