Virtueller Assistent / virtuelle Assistentin

Ortsunabhängiges Arbeiten als Virtuelle Assistenz

Vir­tu­el­le Assis­ten­ten sind auch in Deutsch­land immer mehr gefragt. Die Digi­ta­li­sie­rung ermög­licht es, Prä­sen­z­ar­beits­zei­ten abzu­schaf­fen und Mit­ar­bei­ter ortu­n­ab­hän­gig zu beschäftigen.

Die vir­tu­el­le Assis­tenz unter­stützt nicht nur bei orga­ni­sa­to­ri­schen Auf­ga­ben, son­dern kann ein Unter­neh­men auch in der Digi­ta­li­sie­rung selbst vorantreiben.

Was genau den Job als virtuelle/r Assistent/in aus­macht und wie du als Unter­neh­men, Start-Up oder Selb­stän­di­ger davon pro­fi­tie­ren kannst, erklä­ren wir dir in die­sem Beitrag.

Was macht eine virtuelle Assistenz?

Persönlicher virtueller Assistent

Assis­ten­ten oder Sekre­tä­rin­nen über­neh­men Auf­ga­ben, die den Auf­trag­ge­ber vom eigent­li­chen Kern­ge­schäft auf­hal­ten. Etwas ver­al­tet könn­te man sagen: „Sie küm­mern sich um den Papier­kram.“ Eine vir­tu­el­le Assis­ten­tin oder ein vir­tu­el­ler Assis­tent wird für eben­sol­che Din­ge ein­ge­setzt – nur eben digital.

Das kön­nen Ter­min­ko­or­di­nie­run­gen sein, Bestel­lun­gen oder das Pfle­gen von Daten­ban­ken. Im Grun­de kön­nen alle zuar­bei­ten­den Tätig­kei­ten an einen per­sön­li­chen vir­tu­el­len Assis­ten­ten über­ge­ben wer­den, die Online, am Com­pu­ter oder am Smart­pho­ne durch­ge­führt wer­den können.

Virtueller Assistent im Marketing

Digi­ta­le Assis­ten­ten sind im Inter­net zu Hau­se. Sie arbei­ten orts­un­ab­hän­gig und küm­mern sich oft um weit mehr als nur das Beant­wor­ten von E‑Mails. Vie­le Unter­neh­men setz­ten digi­ta­le Assis­ten­ten ein, um ihre Online-Prä­senz zu erhöhen.

Die Rede ist hier von Con­tent-Creatorn oder Social-Media-Mana­gern. Wäh­rend der Hais-Sty­list, die Hand­wer­ke­rin oder der Online-Shop-Betrei­ber mit sei­nem Kern­ge­schäft ein­ge­nom­men ist, kann die vir­tu­el­le Assis­tenz den Facebook‑, LinkedIn‑, Pin­te­rest- oder Insta­gram-Account betreu­en. Sprich: Inhal­te erstel­len, Kon­tak­te pfle­gen, ein­ge­hen­de Anfra­gen bear­bei­ten und die Reich­wei­te erhöhen.

 Welche Aufgaben hat eine virtuelle Assistenz?

Es gibt im Grun­de kei­ne all­ge­mein­gül­ti­gen Kern­auf­ga­ben eines vir­tu­el­len Assis­ten­ten. In der Regel wer­den die digi­ta­len Hel­fer aber für fol­gen­de Auf­ga­ben beauftragt:

• Ter­min­ko­or­di­nie­rung
• Rei­se­pla­nung
• Bestel­lun­gen
• Event­pla­nung
• Recher­che­auf­ga­ben
• Erstel­len von Vor­la­gen (für Prä­sen­ta­tio­nen und ande­re Dokumente)
• Über­set­zun­gen und Korrekturen
• Pfle­ge von Datenbanken
• Ver­fas­sen von Texten
• Mar­ke­ting Maßnahmen
• Pfle­gen von Social Media Profilen
• Design-Tätig­kei­ten (Gra­fik und Layout)

Die Lis­te könn­te man sicher noch um eini­ge Punk­te ergän­zen. Im Grun­de kann die digi­ta­le Assis­tenz in allem unter­stüt­zen, was digi­tal abzu­wi­ckeln ist.

Wie profitiere ich als Auftraggeber von virtuellen Assistenten?

Es gibt ver­schie­de­ne Vor­tei­le, die ein Unter­neh­mer oder ein Selbst­stän­di­ger bei der Beschäf­ti­gung einer vir­tu­el­len Assis­tenz hat. Hier die fünf aus­schlag­ge­bends­ten Argu­men­te dafür:

1.     Ortsunabhängige Zusammenarbeit

Der Bewer­ber­pool aus dem man sich eine Assis­tenz wäh­len kann ist weit grö­ßer, wenn man nicht orts­ge­bun­den ist. Außer­dem fal­len Kos­ten für Büro­räum­lich­kei­ten etc. weg.

2.     Kostengünstige Vorteile von Freelancern

Meist wäh­len Unter­neh­men einen frei­be­ruf­li­chen Mit­ar­bei­ter als vir­tu­el­len Assis­ten­ten. Das lohnt sich vor allem preis­lich. Bei einem Frei­be­ruf­ler fal­len bei­spiels­wei­se Per­so­nal­ne­ben­kos­ten oder Kos­ten für Büro­räum­lich­kei­ten weg. Außer­dem arbei­ten Frei­be­ruf­ler auf Hono­rar-Basis. Sprich: Die vir­tu­el­le Assis­tenz wird nur für die tat­säch­lich geleis­te­te Arbeit bezahlt.

3.     Effizienteres Arbeiten im Kerngeschäft

Dadurch, dass vie­le Kleinst­auf­ga­ben weg­fal­len, hat der Auf­trag­ge­ber Zeit sich inten­si­ver um sein Kern­ge­schäft zu küm­mern. Ver­su­che es selbst ein­mal und tra­cke eine Woche lang die Zeit, die du für Auf­ga­ben auf­bringst, die nicht direkt dein Kern­ge­schäft betref­fen, z.B. Ter­min­ko­or­di­nie­run­gen, Rei­se­pla­nun­gen, News­let­ter schrei­ben oder Webseiten-Optimierungen.

4.     Profitieren von Experten

Es gibt vir­tu­el­le Assis­ten­ten für All­roun­der-Tätig­kei­ten oder digi­ta­le Exper­tin­nen und Exper­ten, die sich auf ein Fach­ge­biet spe­zia­li­siert haben. Indem du bei­spiels­wei­se die Bespie­lung dei­nes Social-Media-Accounts abgibst, hast du die Chan­ce die­se Tätig­keit in Hän­de zu geben, die viel mehr davon ver­ste­hen als du selbst.

Genau das­sel­be gilt für die Web­sei­ten­be­treu­ung. So hast du zusätz­lich einen fach­über­grei­fen­den Ansprech­part­ner für Fra­gen rund ums The­ma Web­sei­te oder Social Media.

5.     Flexible und schnelle Unterstützung

Es gibt einen gro­ßen Pool an vir­tu­el­len Assis­ten­ten, die du fle­xi­bel und zeit­nah anfra­gen kannst. Du möch­test die Inhal­te dei­ner Web­sei­te erneu­ern oder opti­mie­ren? Buche einen Online-Texter.

Du brauchst jeman­den für dei­ne Buch­hal­tung oder Steu­er­erklä­rung? Auch hier­zu fin­dest du geeig­ne­te Free­lan­cer. Du planst ein Event? Dei­ne vir­tu­el­le Assis­tenz kann Auf­ga­ben wie Pla­nung, Pro­gramm­ge­stal­tung, Gestal­tung von Fly­ern oder Ein­la­dun­gen sowie die Bekannt­ma­chung übernehmen.

Fazit: Von virtuellen Assistenzen profitieren beide Seiten

Die Zusam­men­ar­beit mit einem vir­tu­el­len Assis­ten­ten ist im Grun­de nichts ande­res als Out­sour­cing. Vor allem bei zeit­in­ten­si­ven Auf­ga­ben, die den Auf­trag­ge­ber vom Kern­ge­schäft abhal­ten, lohnt es sich einen digi­ta­len Assis­ten­ten zu beauftragen.

Die Zusam­men­ar­beit kann dabei sowohl kurz­fris­tig als auch lang­fris­tig ange­legt sein. Immer mehr Men­schen machen sich haupt- oder neben­be­ruf­lich selbst­stän­dig, um die Frei­hei­ten als digi­ta­le Assis­tenz zu nutzen.

Auch die Nach­fra­ge auf Unter­neh­mens­sei­te nach vir­tu­el­len Assis­ten­ten steigt, sodass sich der Markt sowohl für Auf­trag­ge­ben­de als auch Auf­trags­su­chen­de zur­zeit bes­tens entwickelt.