Mehr Effizienz und Komfort am Arbeitsplatz mit Smart Office – Technologien
Für die meisten Menschen ist Smarthome-Technologie ein vertrauter Begriff. Smart Office ist die Anwendung dieser Technologie auf die Arbeitswelt.
In Deutschlands privaten Haushalten erfreut sich die Smart-Home-Technologie großer Beliebtheit. Bereits ein knappes Drittel aller Haushalte nutzt komfortable Sprachsteuerungs-Funktionen wie Alexa, Siri, Cortana, Google Assistant oder Bixby. Die Anwendungsbereiche erstrecken sich von der Steuerung von Heizung, Beleuchtung und Multimedia, über Steckdosen (Aktoren), Sicherheitstechnik und Rollläden, bis hin zu intelligenten Reinigungsrobotern.
Am Anfang wurden Smart-Home-Systeme als technische Spielerei abgetan. Schnell erkannten die User allerdings, dass die Technik einen realen Nutzen hatte. Durch eine intelligente Steuerung der Heizung können fast ein Drittel der Heizkosten eingespart werden. Smarte Sicherheitssysteme melden Einbruchsversuche oder registrieren unerwünschte Besucher.
Diese Vorteile brachte Ingenieure und Techniker auf den Gedanken, derartige System auch im Büro bzw. am Arbeitsplatz zu nutzen. Der Gedanke des »Smart Office« war geboren. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, was Smart Office ist, wie es funktioniert und welche Vorteile dieses System mit sich bringt.
Was bedeutet Smart Office?
Der Begriff bezeichnet die Einbindung aller Geräte in einem Büro in ein zentrales Netzwerk, über das Zugang zum Internet besteht. Das beschränkt sich jedoch nicht nur auf die eigentlichen Arbeitsmittel wie PCs, Drucker, Scanner oder Laminiergeräte, sondern auch auf die Gebäudetechnik.
Im Prinzip handelt es sich um dieselbe Technologie wie sie auch in einem Smart-Home-System zur Anwendung kommt. Die Steuerung erfolgt entweder automatisch oder über verschiedene Methoden der Befehlseingabe. Das kann beispielsweise per App oder mittels Sprachbefehl erfolgen. Diese Methoden steigern die Effizienz beträchtlich.
Einige Beispiele für Smart-Office Anwendungen
Der Drucker oder Scanner sendet eine Meldung, dass der Papiervorrat bald verbraucht ist. Er sendet Störungsmeldungen an ausgewählte E‑Mail-Adressen und ruft bei größeren Problemen automatisch den Kundendienst an, um einen Servicetermin zu vereinbaren.
Außendienstmitarbeiter können Daten über das Internet an den Drucker im Büro senden und sie ausdrucken lassen, während sie noch unterwegs sind.
Alle Arten von elektrischen Geräten lassen sich per Sprachbefehl steuern. Der Zugang zum Büro wird durch Gesichtserkennung oder Fingerabdruckscanner freigegeben. Das ist mit der Arbeitszeiterfassung gekoppelt. Schlüssel und Zugangskarten werden überflüssig. Wenn Sensoren keine Bewegung im Raum mehr registrieren, wird die Heizung heruntergefahren und die Türen werden verriegelt. Steigt die Raumtemperatur über den Sollwert, wird die Heizung gedrosselt und/oder die Jalousien heruntergefahren und die Frischluftzufuhr erhöht.
Bei Feuer schaltet sich die Klima- oder Belüftungsanlage ab, die Feuerwehr und der Chef werden alarmiert. Bei einem Einbruch wird der Sicherheitsdienst alarmiert, Überwachungskameras filmen alles und senden die Bilder an den Chef oder verantwortliche Mitarbeiter.
Wie funktionieren Smart-Office-Systeme?
Die Geräte sind über Bluetooth in ein Netzwerk eingebunden. Dessen Zentrale ist ein Hub. Diese Schaltzentrale steuert die einzelnen Geräte. Über WLAN oder eine SIM Karte ist die Schaltzentrale mit dem Internet verbunden.
Die zu steuernden Parameter werden durch unterschiedliche Sensoren gemessen. Diese senden die Messwerte an den Hub, der daraufhin die programmierten Reaktionen einleitet. Das kann eine passive Reaktion sein, beispielsweise das Absetzen einer Alarmmeldung oder eine aktive Reaktion wie beispielsweise das Drosseln der Heizung oder das Ausschalten der Beleuchtung.
Der Hub wiederum kann auf verschiedene Weisen gesteuert werden. Dazu gehört unter anderem die Steuerung per Sprachbefehl, ganz so wie bei den Smart-Home-Systemen, die Steuerung per App oder über PC bzw. Laptop. Da der Hub eine Verbindung zum Internet hat, ist eine Steuerung oder Kontrolle im Prinzip von überall auf der Welt aus möglich. Neben dem Hub sind Sensoren die wichtigsten Bestandteile von Smart-Office-Systemen:
- Bewegungsmelder
- Kameras
- Temperatursensoren
- Alarmmelder für Rauch, Wasser oder CO²
- Scanner
Welche Vorteile bringen Smart-Office-Systeme?
Zu den wichtigsten Vorteilen gehört die Einsparung von Energie. Heizung, Beleuchtung und Belüftung werden nur genutzt, wenn sie auch tatsächlich gebraucht werden. Das verhindert die Verschwendung von Ressourcen und spart Geld. Die Bedingungen an den einzelnen Arbeitsplätzen lassen sich individuell gestalten. Mitarbeiter können beispielsweise selbst festlegen, wie hell die Beleuchtung und wie hoch die Temperatur sein soll.
Die Bedienung wird vereinfacht, weil viele Vorgänge automatisch ablaufen. Wird beispielsweise nach Ablauf einer gewissen Zeit festgestellt, dass keine Personen mehr anwesend sind, wird das Smart-Office in den Feierabendmodus geschaltet. Geräte können per Sprachbefehl oder Smartphone gesteuert werden. Bevorzugte Einstellungen werden gespeichert und können abgerufen werden.
Störungen und Ausfälle werden reduziert, weil vernetzte Geräte rechtzeitig Zustandsmeldungen absetzen.
Die Sicherheit wird bedeutend erhöht, weil bei katastrophalen Ereignissen wie Feuer, Einbruch oder Überflutung automatisch Alarm ausgelöst wird und Abwehrmaßnahmen getroffen werden. Bei Feueralarm werden beispielsweise die Klimaanlage oder Belüftung gestoppt und offene Fenster geschlossen. Überwachungskameras machen Fotos von Eindringlingen, lösen die Alarmanlage aus und benachrichtigen den Wachdienst oder die Zentrale.
Welche Nachteile gibt es?
Die Mitarbeiter werden ständig überwacht. Sensoren registrieren, wann jemand das Büro betritt und wieder verlässt. Auch die Anwesenheit am Arbeitsplatz oder Zeitpunkt und Dauer der Nutzung integrierter Geräte wird registriert. Im Prinzip kann der Chef genau nachverfolgen, was seine Mitarbeiter den ganzen Tag übertreiben, ohne dafür persönlich anwesend sein zu müssen.
Im Vergleich zu Smart-Home-Systemen ist der Aufwand bei Installation und Wartung weitaus höher. Dafür müssen Fachleute hinzugezogen werden.
Insgesamt betrachtet überwiegen jedoch die Vorteile die Nachteile bei Weitem. Insbesondere der Missbrauch von Daten wird durch die strikte Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verhindert.
Smart-Office: Wie geht es weiter?
Die Smart Office – Technologie steckt noch in ihren Anfängen. Aufgrund ihrer Vorteile setzt sie sich jedoch immer weiter durch. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass es nicht ausreicht, wenn ein Unternehmen lediglich einzelne Bereiche wie die Büroräume mit Smart-Office Technologie ausstattet.
Der langfristige Trend geht zum Smart Building, dem intelligenten Gebäude. Dort sind alle Räume des Gebäudes in das Netzwerk eingebunden. Ein Beispiel für diese Zukunftstechnologie ist der „Cube Berlin“. Der „Berliner Würfel“ wurde 2020 eingeweiht und gilt derzeit als intelligentestes und modernstes Bürogebäude Europas.
Die Gebäudetechnik, der Zugang, ja selbst Lieferungen und Paketsendungen werden durch selbstlernende Software gesteuert. Derartige Systeme werden im Rahmen der Gebäudeautomationstechnik vermutlich bereits in wenigen Jahren zur Normalität geworden sein.
