Wie Arbeitgeber eine gute Urlaubsvertretung organisieren

Arbeit­neh­mer freu­en sich jedes Jahr auf ihren Urlaub. Für die Zeit ihrer Abwe­sen­heit muss der Arbeit­ge­ber eine Urlaubs­ver­tre­tung organisieren.

In Deutsch­land haben in Voll­zeit beschäf­tig­te Arbeit­neh­mer bei einer fünf­tä­gi­gen Arbeits­wo­che einen Urlaubs­an­spruch von 20 Tagen pro Jahr und bei einer sechs­tä­gi­gen Arbeits­wo­che von 24 Tagen.

Damit will der Gesetz­ge­ber jedem Arbeit­neh­mer 4 Wochen bezahl­ten Urlaub pro Jahr ermög­li­chen. Die meis­ten Arbeit­neh­mer haben jedoch wesent­lich mehr Urlaub, 30 Tage oder sogar mehr.

Für den Zeit­raum der Abwe­sen­heit ist es die Auf­ga­be des Arbeit­ge­bers, eine Urlaubs­ver­tre­tung zu orga­ni­sie­ren. Eini­ge Fir­men machen es sich leicht und sen­den alle in Betriebs­fe­ri­en. Bei die­ser Vari­an­te darf aber nur die Hälf­te des Urlaubs­an­spruchs genutzt wer­den, die ande­re Hälf­te muss der Arbeit­neh­mer zur frei­en Ver­fü­gung haben.

Eine Urlaubs­ver­tre­tung zu orga­ni­sie­ren ist aber gar nicht so schwer. Dazu gehen Sie mit unse­ren Tipps Schritt für Schritt vor.

Neue Projekte und Deadlines vermeiden

Küm­mern Sie sich recht­zei­tig dar­um, dass in die Zeit der Abwe­sen­heit des Mit­ar­bei­ters kei­ne wich­ti­gen Pro­jek­te mit Dead­lines fal­len oder neue Pro­jek­te anlau­fen. Die Urlaubs­ver­tre­tung soll­te sich am bes­ten mit den täg­lich anfal­len­den Rou­ti­ne­ar­bei­ten beschäftigen.

Informieren Sie Kunden und Kollegen rechtzeitig über den Urlaub

Lei­der pas­siert es immer wie­der, dass Mit­ar­bei­ter sozu­sa­gen „über Nacht“ ver­schwin­den oder am Frei­tag stolz ver­kün­den, dass sie ab Mon­tag für 3 Wochen im Urlaub sind. Dann bricht Cha­os aus, weil die Kol­le­gen nicht wis­sen, was zu tun ist.

Statt­des­sen soll­ten Sie min­des­tens 14 Tage vor­her die Urlaubs­ver­tre­tung orga­ni­sie­ren. Ide­al ist es, wenn die Ver­tre­tung vom „Urlau­ber“ ein­ge­ar­bei­tet wird. Soll­te der Urlaub Aus­wir­kun­gen auf die Kun­den haben, müs­sen die­se natür­lich eben­falls vor­her infor­miert werden.

To-Do-Liste vorbereiten

Damit erleich­tern Sie die Arbeit der Urlaubs­ver­tre­tung erheb­lich. Fer­ti­gen Sie eine Lis­te an, auf der die täg­li­chen Auf­ga­ben ver­merkt sind. Ord­nen Sie die Auf­ga­ben chro­no­lo­gisch und nach Wichtigkeit.

Mit die­ser Lis­te erwei­sen Sie der Urlaubs­ver­tre­tung eine gro­ße Hil­fe. Auch der aus dem Urlaub zurück­keh­ren­de Mit­ar­bei­ter wird es Ihnen dan­ken, da sich das Cha­os bei sei­ner Rück­kehr in Gren­zen hält.

Vollmachten erteilen

Um einen rei­bungs­lo­sen Betrieb zu gewähr­leis­ten, müs­sen Sie die Urlaubs­ver­tre­tung mit den für die Arbeit not­wen­di­gen Voll­mach­ten aus­stat­ten. Sie benö­tigt zum Bei­spiel Zugang zu Web­sites und Ser­vern oder auch zu E‑Mail Kon­ten. Dazu muss die Urlaubs­ver­tre­tung über die not­wen­di­gen Pass­wör­ter und Zugangs­codes verfügen.

Auf Notfälle vorbereiten

Erstel­len Sie einen Ord­ner für Not­fäl­le. Dar­in soll­ten Kon­takt­in­for­ma­tio­nen der Ver­ant­wort­li­chen, wie zum Bei­spiel Tele­fon­num­mer, E‑Mail oder gege­be­nen­falls auch die Adres­se im Urlaub ent­hal­ten sein.

Wer ist für die Urlaubsvertretung verantwortlich?

Die Sach­la­ge in die­sem Punkt ist ein­deu­tig. Ver­ant­wort­lich ist der Chef. Das bedeu­tet jedoch nicht, dass er sich selbst um die Orga­ni­sa­ti­on der Urlaubs­ver­tre­tung küm­mern muss. Er kann die­se Auf­ga­be auch an geeig­ne­te Mit­ar­bei­ter dele­gie­ren. Wenn er kei­ne Urlaubs­ver­tre­tung orga­ni­sie­ren kann, ist dass jedoch kein Grund, dem Arbeit­neh­mer den Urlaub zu verweigern.

Wer übernimmt die Urlaubsvertretung?

Die Kollegen

In den meis­ten Fäl­len sind das die Kol­le­gen. Sie sprin­gen für den Urlau­ber ein und ver­tei­len sei­ne Arbeit auf die anwe­sen­den Kol­le­gen. Dadurch hält sich die Mehr­ar­beit für alle in Gren­zen. Die­se Metho­de ver­läuft fast immer rei­bungs­los, weil die Kol­le­gen nor­ma­ler­wei­se auf dem neu­es­ten Stand sind und kei­ne oder nur gerin­ge Ein­ar­bei­tung benötigen.

Außer­dem möch­ten sie auch irgend­wann ein­mal in Urlaub fah­ren und sind froh, dass es kei­nen Stress gibt, wenn sie an der Rei­he sind. Es liegt im eige­nen Inter­es­se der Kol­le­gen, wenn sie bei der Orga­ni­sa­ti­on der Urlaubs­ver­tre­tung mitwirken.

Ein Auszubildender

Im Prin­zip kann ein Azu­bi ab dem 2. Lehr­jahr eine Urlaubs­ver­tre­tung über­neh­men. Bei die­sem Stand der Aus­bil­dung soll­ten sie nor­ma­ler­wei­se mit den Abläu­fen im Unter­neh­men ver­traut sein. Vor­sichts­hal­ber soll­ten Azu­bis eine Ein­ar­bei­tungs­zeit von 1 – 2 Wochen erhal­ten. Die Urlaubs­ver­tre­tung ist für den Azu­bi eine gute Gele­gen­heit, zu bewei­sen, was in ihm steckt.

Eine Aushilfe

Vie­le Unter­neh­men beschäf­ti­gen freie Mit­ar­bei­ter oder Teil­zeit­kräf­te, die in der Lage sind, eine Urlaubs­ver­tre­tung zu über­neh­men. Auch Werks­stu­den­ten mit Erfah­rung kom­men dafür in Frage.

Externe Mitarbeiter

Wenn es gar nicht anders geht, kann der Chef auch exter­ne Mit­ar­bei­ter (Zeit­ar­bei­ter) als Urlaubs­ver­tre­tung ein­stel­len. Die­se Opti­on stellt jedoch ein gewis­ses Risi­ko dar, weil nicht bekannt ist, wel­che Qua­li­fi­ka­tio­nen und Kennt­nis­se der exter­ne Mit­ar­bei­ter besitzt.

Keine Urlaubsvertretung

In man­chen Berei­chen ist es mög­lich, dass ein Arbeits­platz mal für 2 – 3 Wochen unbe­setzt bleibt. Das soll­te aber immer nur eine Not­lö­sung sein, die nur ein­ge­setzt wird, wenn es gar nicht anders geht.

Was tun, wenn der Chef Urlaub hat?

Auch der Chef ist nur ein Mensch und will sich ab und zu mal von der Arbeit erho­len. Als guter Chef soll­ten Sie für die­sen Fall vor­sor­gen und recht­zei­tig einen Stell­ver­tre­ter auf­bau­en, der in der Lage ist, Sie wäh­rend Ihrer Abwe­sen­heit zu vertreten.

Den Stell­ver­tre­ter benö­ti­gen Sie nicht nur für den Urlaub, son­dern auch bei Abwe­sen­heit wegen Krank­heit oder Dienstreisen.

Urlaubsvertretung – nicht nur Chefsache

Es ist Auf­ga­be des Chefs, die Urlaubs­ver­tre­tung für sei­ne Mit­ar­bei­ter zu orga­ni­sie­ren. Eine feh­len­de Ver­tre­tung ist kein Grund, einem Mit­ar­bei­ter den Urlaub zu verweigern.

In ihrem eige­nen Inter­es­se soll­ten die Kol­le­gen bei der Orga­ni­sa­ti­on der Urlaubs­ver­tre­tung mit­wir­ken. Sie pro­fi­tie­ren alle davon, weil alle frü­her oder spä­ter Urlaub machen. Bei einer gut orga­ni­sier­ten Urlaubs­ver­tre­tung geht der Geschäfts­be­trieb stö­rungs­frei weiter.

Der Rück­keh­rer fin­det sei­nen Arbeits­platz in einem geord­ne­ten Zustand wie­der und hat kei­nen Stress.

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