Wie Arbeitgeber eine gute Urlaubsvertretung organisieren
Arbeitnehmer freuen sich jedes Jahr auf ihren Urlaub. Für die Zeit ihrer Abwesenheit muss der Arbeitgeber eine Urlaubsvertretung organisieren.
In Deutschland haben in Vollzeit beschäftigte Arbeitnehmer bei einer fünftägigen Arbeitswoche einen Urlaubsanspruch von 20 Tagen pro Jahr und bei einer sechstägigen Arbeitswoche von 24 Tagen.
Damit will der Gesetzgeber jedem Arbeitnehmer 4 Wochen bezahlten Urlaub pro Jahr ermöglichen. Die meisten Arbeitnehmer haben jedoch wesentlich mehr Urlaub, 30 Tage oder sogar mehr.
Für den Zeitraum der Abwesenheit ist es die Aufgabe des Arbeitgebers, eine Urlaubsvertretung zu organisieren. Einige Firmen machen es sich leicht und senden alle in Betriebsferien. Bei dieser Variante darf aber nur die Hälfte des Urlaubsanspruchs genutzt werden, die andere Hälfte muss der Arbeitnehmer zur freien Verfügung haben.
Eine Urlaubsvertretung zu organisieren ist aber gar nicht so schwer. Dazu gehen Sie mit unseren Tipps Schritt für Schritt vor.
Neue Projekte und Deadlines vermeiden
Kümmern Sie sich rechtzeitig darum, dass in die Zeit der Abwesenheit des Mitarbeiters keine wichtigen Projekte mit Deadlines fallen oder neue Projekte anlaufen. Die Urlaubsvertretung sollte sich am besten mit den täglich anfallenden Routinearbeiten beschäftigen.
Informieren Sie Kunden und Kollegen rechtzeitig über den Urlaub
Leider passiert es immer wieder, dass Mitarbeiter sozusagen „über Nacht“ verschwinden oder am Freitag stolz verkünden, dass sie ab Montag für 3 Wochen im Urlaub sind. Dann bricht Chaos aus, weil die Kollegen nicht wissen, was zu tun ist.
Stattdessen sollten Sie mindestens 14 Tage vorher die Urlaubsvertretung organisieren. Ideal ist es, wenn die Vertretung vom „Urlauber“ eingearbeitet wird. Sollte der Urlaub Auswirkungen auf die Kunden haben, müssen diese natürlich ebenfalls vorher informiert werden.
To-Do-Liste vorbereiten
Damit erleichtern Sie die Arbeit der Urlaubsvertretung erheblich. Fertigen Sie eine Liste an, auf der die täglichen Aufgaben vermerkt sind. Ordnen Sie die Aufgaben chronologisch und nach Wichtigkeit.
Mit dieser Liste erweisen Sie der Urlaubsvertretung eine große Hilfe. Auch der aus dem Urlaub zurückkehrende Mitarbeiter wird es Ihnen danken, da sich das Chaos bei seiner Rückkehr in Grenzen hält.
Vollmachten erteilen
Um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten, müssen Sie die Urlaubsvertretung mit den für die Arbeit notwendigen Vollmachten ausstatten. Sie benötigt zum Beispiel Zugang zu Websites und Servern oder auch zu E‑Mail Konten. Dazu muss die Urlaubsvertretung über die notwendigen Passwörter und Zugangscodes verfügen.
Auf Notfälle vorbereiten
Erstellen Sie einen Ordner für Notfälle. Darin sollten Kontaktinformationen der Verantwortlichen, wie zum Beispiel Telefonnummer, E‑Mail oder gegebenenfalls auch die Adresse im Urlaub enthalten sein.
Wer ist für die Urlaubsvertretung verantwortlich?
Die Sachlage in diesem Punkt ist eindeutig. Verantwortlich ist der Chef. Das bedeutet jedoch nicht, dass er sich selbst um die Organisation der Urlaubsvertretung kümmern muss. Er kann diese Aufgabe auch an geeignete Mitarbeiter delegieren. Wenn er keine Urlaubsvertretung organisieren kann, ist dass jedoch kein Grund, dem Arbeitnehmer den Urlaub zu verweigern.
Wer übernimmt die Urlaubsvertretung?
Die Kollegen
In den meisten Fällen sind das die Kollegen. Sie springen für den Urlauber ein und verteilen seine Arbeit auf die anwesenden Kollegen. Dadurch hält sich die Mehrarbeit für alle in Grenzen. Diese Methode verläuft fast immer reibungslos, weil die Kollegen normalerweise auf dem neuesten Stand sind und keine oder nur geringe Einarbeitung benötigen.
Außerdem möchten sie auch irgendwann einmal in Urlaub fahren und sind froh, dass es keinen Stress gibt, wenn sie an der Reihe sind. Es liegt im eigenen Interesse der Kollegen, wenn sie bei der Organisation der Urlaubsvertretung mitwirken.
Ein Auszubildender
Im Prinzip kann ein Azubi ab dem 2. Lehrjahr eine Urlaubsvertretung übernehmen. Bei diesem Stand der Ausbildung sollten sie normalerweise mit den Abläufen im Unternehmen vertraut sein. Vorsichtshalber sollten Azubis eine Einarbeitungszeit von 1 – 2 Wochen erhalten. Die Urlaubsvertretung ist für den Azubi eine gute Gelegenheit, zu beweisen, was in ihm steckt.
Eine Aushilfe
Viele Unternehmen beschäftigen freie Mitarbeiter oder Teilzeitkräfte, die in der Lage sind, eine Urlaubsvertretung zu übernehmen. Auch Werksstudenten mit Erfahrung kommen dafür in Frage.
Externe Mitarbeiter
Wenn es gar nicht anders geht, kann der Chef auch externe Mitarbeiter (Zeitarbeiter) als Urlaubsvertretung einstellen. Diese Option stellt jedoch ein gewisses Risiko dar, weil nicht bekannt ist, welche Qualifikationen und Kenntnisse der externe Mitarbeiter besitzt.
Keine Urlaubsvertretung
In manchen Bereichen ist es möglich, dass ein Arbeitsplatz mal für 2 – 3 Wochen unbesetzt bleibt. Das sollte aber immer nur eine Notlösung sein, die nur eingesetzt wird, wenn es gar nicht anders geht.
Was tun, wenn der Chef Urlaub hat?
Auch der Chef ist nur ein Mensch und will sich ab und zu mal von der Arbeit erholen. Als guter Chef sollten Sie für diesen Fall vorsorgen und rechtzeitig einen Stellvertreter aufbauen, der in der Lage ist, Sie während Ihrer Abwesenheit zu vertreten.
Den Stellvertreter benötigen Sie nicht nur für den Urlaub, sondern auch bei Abwesenheit wegen Krankheit oder Dienstreisen.
Urlaubsvertretung – nicht nur Chefsache
Es ist Aufgabe des Chefs, die Urlaubsvertretung für seine Mitarbeiter zu organisieren. Eine fehlende Vertretung ist kein Grund, einem Mitarbeiter den Urlaub zu verweigern.
In ihrem eigenen Interesse sollten die Kollegen bei der Organisation der Urlaubsvertretung mitwirken. Sie profitieren alle davon, weil alle früher oder später Urlaub machen. Bei einer gut organisierten Urlaubsvertretung geht der Geschäftsbetrieb störungsfrei weiter.
Der Rückkehrer findet seinen Arbeitsplatz in einem geordneten Zustand wieder und hat keinen Stress.
